MODEL DE SCRISOARE CU CARACTER OFICIAL

Acest tip de corespondenta este destinat stabilirii, consolidarii si schimbului de informatii dintre institutii, asociatii nonguvernamentale, agenti comerciali, economici, administrative etc.

Scrisoarea oficiala poate constitui proba in justitie sau o sursa documentara oficiala pentru cunoasterea si evaluarea activitatii institutiei careia ii apartine. De aceea trebuie sa fie scurta, obiectiva, sa se redacteze intr-un stil neutru, sa contina date exacte si sa marcheze expres data de intrare a documentului caruia i se raspunde si, desigur, data de expediere a informatiei solicitate.

Structura:

* Antetul institutiei eminente – in stanga sus: denumirea si adresa unitatii, denumirea forului ierarhic superior si, uneori, a departamentului din cadrul institutiei.
* Elementele de identificare ale sctisorii: numarul si data iesirii din institutie, aplicata la serviciul registratura sau la secretariat.
* Formule de adresare:

“Catre Liceul Teoretic “Avram Iancu” Baia Mare”; “Catre Domnul Contabil-Sef al Intreprinderii Sanex S.R.L., Str. Pacientei, Nr.5, Baia Mare, urmata de denumirea institutiei adresante, completata cu numele localitatii, strada, numarul, comuna, judetul, codul postal.

* Continutul debuteaza cu formule ca: “Referitor la…”, “Prin prezenta va facem cunoscut ca…”, “Ne permitem sa va informam ca…”, “Avem placerea sa va aducem la cunostinta ca…”. Acestea se selecteaza in functie de cele doua variante ale scrisorii: de informare sau de raspuns.

Structura textului:

o Introducerea contine o scurta formulare: “Avem placerea sa va aducem la cunostinta ca in liceul nostrum va avea loc un simpozion…in data…la ora…”, “Ca urmare a solicitarilor dumneavoastra, va informam ca…”.
o Tratarea cuprinde informatii, argumente si variante necesare rezolvarii problemei sau formulari privind necesitatea/onoarea prezentei unei personalitati la o manifestare publica.
o Concluzia contine nucleul scrisorii, obiectul/scopul clar al acesteia: “In concluzie, va solicitam sa…”, “Am fi onorati sa…”, “Speram sa puteti participa…”.
o Incheierea contine formule de multumire sau de salut: “Multumindu-va anticipat pentru prezenta dumneavoastra, ramanem ai dumneavoastra fideli colaboratori…”, “Asteptam cu interes raspunsul dumneavoastra…”.
* Urmeaza semnaturile conducatorului unitatii si a celui implicat direct in probleme si stampila aplicata peste semnatura conducatorului unitatii.