9 ani de activitate în funcţia de director executiv al Asociaţiei obşteşti „Demos” e timpul în care am învăţat această muncă deloc uşoară de la colegii din ONG-urile naţionale cu experienţă, de la părinţii mei (mama – director al instituţiei preşcolare, iar tatăl – jurist). Însă multe lucruri le-am intuit şi le-am dedus din experienţa personală, bucurându-mă de aprobarea auditorilor şi monitorilor proiectelor asociaţiei.
Ştiu cît e de dificil să faci primii paşi, coordonând o organizaţie necomercială. Dar se confruntă cu dificultăţi şi directorii mai experimentaţi. Se întâmplă uneori ca o asociaţie cu merite deosebite în realizarea proiectelor să aibă un cadru de funcţionare ca şi organizaţie necomercială rigid. Am căutat în mai multe surse, am consulta experţi în managementul ONG din Moldova şi Romania, dar toţi mi-au spus că un nomenclator al documentelor interne ONG nu există. Anume de aceea am încercat să-l elaborez eu. Îl propun atît pentru ghidarea directorilor novici, cît şi pentru a fi completat de cei mai tari ca mine în materie de management ONG.
Deci, haideţi să vedem, ce s-a primit la mine cu listarea atelelor necesare funcţionării în limite legale a unei asociaţii obşteşti. Le-am diviza în două blocuri: Documente de constituire şi Documente de organizare internă.
Documente de constituire- Statut
- Proces verbal de constituire ONG
- Lista fondatorilor
- Certificat de înregistrare a denumirii asociaţiei
- Cerere cu privire la înregistrarea statutului (copie cu numărul de înregistrare a organului de înregistrare)
- Certificat de înregistrare a asociaţiei eliberat de organul de înregistrare (Ministerul Justiţiei, în cazul asociaţiilor naţionale; Consiliul raional sau local, în cazul asociatei regionale/locale)
- Adeverinţă privind fabricarea ştampilei, eliberată de firma autorizată pentru acest gen de activitate
- Contract de locaţiune a sediului sau Scrisoare de garanţie privind acordarea sediului cu anexe (de exemplu, în cazul locaţiunii cu o persoană fizică: buletin de identitate a persoanei fizice, extras din Cartea de imobil a locuinţei
- Decizia privind înregistrarea asociaţiei
- Certificat de atribuire a codului fiscal, eliberat de Inspectoratul Fiscal de stat
Notă: în cazul în care pe parcursul activităţii ONG au fost produse modificări în documentele de constituire, de exemplu, modificări în statut sau reînregistrarea asociaţiei, documentele iniţiale se păstrează de rând cu cele modificate.
Documente de organizare internă- Proiect instituţional
- Plan bugetar anual
- Politica de contabilitate, reactualizată şi aprobată anual prin ordinul directorului executiv
- Registrul membrilor ONG
- Registru de ordine (în cazul asociaţiilor cu un număr mare de angajaţi pot fi 2 registre: Registru de ordine „Resurse umane”, Registru de ordine „Activitatea de bază”)
- Registru „Dispoziţii” (de exemplu, în cazul asociaţiilor care gestionează mai multe centre sociale, în care prin dispoziţia directorului centrului social se transferă beneficiarii de la un manager de caz la altul)
- Regulament cu privire la funcţionarea centrului (în cazul în care asociaţia are în componenţa sa unul sau mai multe centre, fiecare dispune de un regulament de funcţionare, aprobat prin decizia Consiliului Local)
- Mapa cu procese verbale ale Adunării Generale
- Mapa cu procese verbale ale Consiliului administrativ
- Mape cu corespondenţă „Documente Intrare”, „Documente Ieşire”
- Manualul personalului:
- Regulament de ordine interioară a funcţionării asociaţiei (ROIF)
- Registrul de evidenţă privind luarea de cunoştinţă a angajaţilor cu ROIF
- Ordin cu privire la aprobarea schemei de personal
- Schema de personal (organigrama)
- Orarul concediilor anuale ale personalului angajat
- Fişele de post ale angajaţilor
- Contract individual de muncă (model)
- Acord de modificare a Contractului individual de muncă (model)
12. Documente Protecţia muncii:
- Registrul Instructaj introductiv general de protecţie a muncii
- Registrul Instructaj protecţie a muncii la locul de muncă
- Plan anual al activităţilor de protecţie a muncii
- Lista instrucţiunilor de protecţie a muncii şi instrucţiunile respective
- Mapa „Angajarea personalului” cu procesele verbale ale concursurilor de angajare, dosarele candidaţilor la funcţiile expuse la concurs
13. Dosare personale ale angajaţilor:
- Fişa personală
- Cerere angajare
- Ordin de angajare
- Cereri şi ordine ce vizează activitatea angajatului
- Contract de răspundere materială integrată (pentru director executiv, contabil, administrator, asistent social /în cazul în care operează cu ajutor financiar pentru beneficiari/ etc.)
- Contract Individul de muncă
- Acord de modificare a Contractului individual de muncă
- Fişa postului
- Copia buletinului de identitate
- Copia cardului CPAS
- Copia diplomei de studii
- Diplome şi menţiuni
14. Documente la safeu:
- Documente de strictă evidenţă contabilă
- Carnete de muncă
- Carnete medicale
Sper ca acest nomenclator să fie util tuturor celor interesaţi, iar pe colegii mai versaţi în managementul ONG îi îndemn să vină cu propuneri de îmbunătăţire a acestuia.
Liliana Samcov, director executiv al ONG “Demos”, Edineţ.
