În zilele noastre are loc o criză de comunicare. O data cu folosirea din ce în ce mai frecventă a propozițiilor scrise în limita a 140 de caractere, pur si simplu am uitat să comunicăm. De exemplu, unde au dispărut email-urile scrise profesional către un client sau chiar către un coleg? Ce s-a întâmplat cu utilizarea corectă a gramaticii?
În urma apariției tehnologiei care facilitează transmiterea mesajelor, ne-am permis să cădem în capcana „orice în scopul vitezei și a confortului”. Așadar, ce urmează acum? Trebuie să ne scurtăm discuțiile astfel încât să vorbim în cuvinte și propoziții abreviate?
Sunt de părere că acesta este momentul oportun pentru a restabili câteva reguli de bază cu privire la trimiterea și răspunderea la un email.
Să începem cu un rezumat… folosește e-mailul ca pe o scrisoare de afaceri; include o scurtă formulă de început, chiar dacă mesajul a fost retrimis de mai multe ori. Amintește-le angajaților că este în regulă să utilizeze pictogramele în mesajele personale, dar nu și în cele de afaceri.
Și voi începe cu ceea ce mă nemulțumește pe mine:
1. Citește înainte de a-l trimite și corectează greșelile.
De fiecare dată când trimiți cuiva un mesaj ce conține greșeli de ortografie, punctuație sau gramatică, le arati oamenilor că nu îți pasă de calitatea muncii tale sau de reputația organizației unde lucrezi.
2. Ignoră greșelile altora.
Este urât să critici greșelile altora legate de ortografie. Poate fi stanjenitor și poate stârni represalii. Corectează greșelile înainte de a răspunde la mesaj sau de a-l trimite și altora. Fii amabil.
3. Nu trimite e-mailuri atunci când ești nervos sau trist.
Numără până la 10 și respiră. Amintește-ți că percepția este subiectivă. Ceea ce înțelegi tu ar putea să nu fie ceea ce emițătorul intenționa să transmită. Calmează-te înainte de a răspunde unui mesaj care ți se pare jignitor. Ceea ce trimiți nu poate fi luat înapoi, așadar așteaptă și fii politicos. Abține-te de la acuzații sau limbaje abuzive. Cuvinte precum: „Te rog”, „Imi cer scuze” si „Mulțumesc” proiectează o imagine pozitivă.
____________________________________________________________________________________________________
Urmărește-ne și pe: facebook, twitter, odnoklassniki
____________________________________________________________________________________________________
4. Așteaptă-te ca e-mailul tău să devină public.
E-mailul privat este un oximoron. Este ca și cum ai zice că ești puțin însărcinată; așa ceva nu există. Administratorii responsabili cu securitatea au acces la ele, iar cei care primesc mesajul ar putea să îl trimită și altora; ține minte acest lucru atunci când scrii mesajul.
5. Trimite din timp o cerere.
Atunci când ai nevoie de ajutor în legătură cu o problemă, nu aștepta până în ultimul moment. Mesajele primite în ultimul moment sunt un motiv de frustrare pentru oameni. Email-urile pot avea întârziere de cateva minute sau ore, așa că planuiește-le din timp.
6. Răspunde imediat sau anunță că vei răspunde în curând.
Răspunde unui mail la fel de prompt ca în cazul unui sms. Dacă ai nevoie de timp pentru a te gândi la răspunsul tău sau pentru a aduna informații, anunță că urmează să revii.
___________________________________________________________________________________________________
Învață eticheta e-mail-ului: în cadrul atelierului ”Corespondența în afaceri” sau a cursului ”Eticheta în afaceri”, ”Ghidul manierelor elegante zi de zi”
___________________________________________________________________________________________________
7. Fii scurt.
Practic, email-urile au înlocuit scrisorile, dar devin din ce în ce mai lungi. Folosește bullet-uri acolo unde poți. Fii scurt și la obiect. Primim mai multe e-mailuri pe zi. Raspundem mai rapid celor în care mesajul este scurt.
8. Dacă mesajul trebuie să fie lung, începe câteva linii de ghidare.
Avem tendința să citim cu atenție primele rânduri și să trecem mai rapid prin restul mesajului. Dacă ai nevoie de un răspuns rapid, specifică acest lucru din primele rânduri. Dacă mesajul tău este lung, începe cu un paragraf-rezumat.
9. Scrie ceva interesant in dreptul subiectului.
Anunță-l pe receptor la ce să se aștepte. Un subiect bun stârnește interesul și face ca e-mailul să fie mai ușor de găsit. Subiectul este adevăratul motiv pentru care trimiti e-mailul.
10. Scrie-l ca și cum ar fi o scrisoare.
Email-urile pot fi dificil de citit. Folosește paragrafe scurte și lasă întotdeauna câte un rănd liber între acestea. Evită să folosești majuscule [ȚIPETE] și pictograme [:)], abrevieri unice [cmf] și punctuație în exces [!!!].
____________________________________________________________________________________________________
Sursa: Businessweek
Traducere: Andra Chirila, voluntar la Școala bunelor maniere ”Stil și Eticheta”
